Milliarden fließen in die IT-Modernisierung, doch der erhoffte Produktivitätssprung bleibt in vielen Unternehmen aus. Warum führen teure Automatisierungsprojekte so selten zum Ziel?
Wenn die Ausnahme zum Normalfall wird
Die größte Hürde moderner Automatisierung liegt selten im Budget, sondern im Fehleinschätzen der Datenrealität. Klassische Workflow-Tools und regelbasierte Skripte setzen perfekte Eingangsdaten voraus. Die operative Realität in Unternehmen sieht jedoch anders aus. Wechselnde Lieferantenformate, unvollständige Belege und abweichende Stammdaten verhindern, dass starre Automationen ihr Ziel erreichen.
Wenn dieser starre Prozess bei der ersten Abweichung abbricht und die Aufgabe an das Team zurückspielt, kehrt die manuelle Arbeit durch die Hintertür zurück. Statt strategische Wertschöpfung zu betreiben, verbringen Fachkräfte den Großteil ihrer Arbeitszeit als „menschliche Fehlerbeheber“ für gescheiterte Skripte. Das bremst die Durchlaufzeit und treibt die Betriebskosten in die Höhe.
Wo AI-Agents ansetzen
Um komplexe Geschäftsprozesse nachhaltig zu automatisieren, müssen Workflows in Atomic Tasks zerlegt werden. Spezialisierte AI-Agents (Agentic AI) interpretieren unvollständige oder abweichende Daten im jeweiligen Kontext und bereinigen Unstimmigkeiten eigenständig. Durch eine durchgängige Orchestrierung bleiben Prozesse selbst bei Datenabweichungen im Fluss.
Agentic AI wandelt die Rolle der Mitarbeitenden grundlegend. Ihre Aufgaben reduzieren sich auf das Wesentliche, auf komplexe Ermessensentscheidungen und finale Freigaben. Wo Mensch und Maschine bisher fehleranfällige Routinearbeit teilten, sorgt die Trennung von automatisierter Ausnahmebehandlung und menschlicher Urteilskraft für eine drastische Steigerung der Prozessgeschwindigkeit.
Konkreter Use-Case: Automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen
Die Ausgangslage im Unternehmensalltag
Ein produzierendes Unternehmen verschickt täglich hunderte Bestellungen über sein SAP Cloud ERP. Die Bestätigungen der Lieferanten treffen über verschiedene Kanäle ein, beispielsweise als PDF-Anhang, im E-Mail-Text oder als gescannter Beleg.
In der Praxis stimmen die Bestätigungen selten exakt mit der ursprünglichen Bestellung überein. Lieferanten ändern Liefertermine, passen Einzelpreise an oder teilen Liefermengen auf.
Das bisherige Problem dabei ist, dass herkömmliche OCR- oder Workflow-Tools an wechselnden Layouts oder Abweichungen in den Positionsdaten scheitern. Es entstehen unvollständige Vorgänge. Der automatisierte Prozess bricht ab und die Einkäufer müssen die Abweichungen manuell im ERP-System suchen und korrigieren.
Der Ablauf mit Agentic AI & SAP Cloud ERP
Die eingehende Auftragsbestätigung wird von der Plattform erfasst. Ein spezialisierter AI-Agent liest das Dokument nicht nur aus, sondern versteht auch den inhaltlichen Kontext, unabhängig vom Layout.
Der Prozess wird in einzelne, spezialisierte Teilschritte zerlegt:
Agent 1
gleicht die Bestellnummer und die Lieferanten-Stammdaten über vorgefertigte Schnittstellen mit dem SAP Cloud ERP ab.
Agent 2
vergleicht Position für Position (Preise, Mengen, Termine) zwischen der ERP-Bestellung und der Bestätigung.
Agent 3
identifiziert eine Preisabweichung von 1,5 % und einen um zwei Tage verschobenen Liefertermin.
Die Verschiebung um zwei Tage liegt innerhalb der definierten Toleranzgrenze. Der AI-Agent aktualisiert den Bestätigungstermin im ERP-System eigenständig.
Die Preissteigerung überschreitet das automatische Toleranzlimit. Das System leitet ausschließlich diese konkrete Position an den zuständigen Einkäufer weiter – inklusive einer Gegenüberstellung von Bestellung und Bestätigung.
Sobald die Freigabe erteilt ist (oder wenn keine Freigabe nötig war), verbucht die Plattform den aktualisierten Status direkt im SAP Cloud ERP.
Der messbare Nutzen
Fachkräfte müssen keine Zeit mehr mit der manuellen Dateneingabe oder dem Suchen von Bestellnummern verbringen, sondern nur noch begründete Ausnahmefälle prüfen.
Dadurch beschleunigen sich die Durchlaufzeiten um das 5- bis 10-Fache, während die Datenqualität im ERP-System dauerhaft hoch bleibt.
„Der Fortschritt liegt nicht darin, dass AI Dokumente ausliest. Der Fortschritt liegt darin, dass nicht mehr jede Abweichung automatisch zum manuellen Fall wird.“
SAP Cloud ERP als Basis für Agentic AI
Für mittelständische Unternehmen stellt sich dabei weniger die Frage nach einzelnen AI-Anwendungen als nach der richtigen technologischen Grundlage. Agentic AI entfaltet ihren Nutzen erst dann, wenn sie auf strukturierte Prozesse und verlässliche Unternehmensdaten zugreifen kann. Moderne ERP-Lösungen wie SAP Cloud ERP bilden die Grundlage dafür. Sie schaffen die notwendigen Voraussetzungen, damit AI-Agents Informationen einordnen, Entscheidungen vorbereiten und Prozessschritte eigenständig ausführen können.
In der Praxis verbinden AGILITA als SAP Cloud Partner und BLP Digital genau diese beiden Welten. AGILITA schafft das digitale Rückgrat im Unternehmen, während die AI-Plattform von BLP Digital als vorgelagertes Ausführungssystem die tägliche Ausnahmebehandlung im laufenden Betrieb übernimmt.
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